Habituellement, il faut leur téléphoner lors de votre arrivée. Certains hôtels ont un téléphone près des sorties de l'aéroport.
Il serait toujours utile de leur signaler l'heure d'arrivée de votre vol quelques jours avant votre départ, qui sait, ils seront p-e là lors de votre arrivée. Mon expérience personnelle est qu'il fallait que je leur téléphone lors de notre arrivée.