Comment constituer un dossier aussi bien au format papier que virtuel?
Quelques règles générales
En règle générale, la présentation d'un projet est aussi importante que l'idée en elle‑même (surtout si la concurrence est rude) car, dans la plupart des cas, c'est d'abord par l'intermédiaire du dossier que les financeurs potentiels découvriront le projet. Donc, pour qu'ils aient envie de le lire, ne négligez pas cet aspect des choses; bien au contraire.
Même s'il n'y a pas de recette miracle, il y a toutefois dans le contenu d'un dossier quelques chapitres ou sous‑chapitres qu'il vaut mieux indiquer. L'ordre est à la limite arbitraire et l'on peut choisir d'en développer ou d'en ignorer certains. Selon les cas, c'est à chacun de juger en fonction de ses interlocuteurs, tout en tenant compte évidemment des réglementations propres à certaines dotations (et de la date de dépôt des dossiers). Mais de toute manière, mieux vaut être concis et aller à l'essentiel (10 à 12 pages maximum).
Comme un projet ne se prépare pas en quelques jours, il est donc recommandé de ne pas s'y prendre au dernier moment. Et puis bien sûr, n'attendez pas les résultats d'une demande pour démarcher auprès d'autres financeurs.
Dans le cas d'un dossier "papier" (même si nombre de points sont également valable pour des dossiers en ligne).
Présentation générale, la forme:
Elle doit donner envie de lire et si possible présenter un juste milieu entre un côté trop sobre ou scolaire (rébarbatif) et trop tape à l'oeil (perte de crédibilité). En effet, quoique l'on en dise, on juge souvent d'abord les choses sur leurs apparences. Bref, autant que votre dossier soit le reflet de vous‑mêmes.
En attendant, inutile de dépenser une fortune même si parfois il peut être intéressant de disposer de quelques dossiers "haut de gamme" utiles à convaincre certains partenaires potentiels. Choisissez si possible le format A4 classique et évitez tout ce qui peut compliquer la lecture (texte compact, petits caractères, etc). Et bien entendu, utilisez tous les avantages de l'informatique qui peuvent largement donner du relief à un texte.
Reflétant la forme du dossier, elle doit comporter quatre éléments essentiels: le titre du projet, une ou deux lignes d'accroche (genre slogan), vos coordonnées, plus une photo ou dessin ou illustration "symbole" du projet. À chacun ensuite de trouver la meilleure mise en page. Au passage signalons que le dossier peut aussi bien se présenter sous forme d'un document relié (nombre de pages plutôt important) que de feuilles agrafées en coin (peu de pages).
Toujours indispensable, ne serait‑ce déjà que parce que certains de vos interlocuteurs ne liront que cela. Il faut donc exposer son idée, son originalité, ses caractéristiques. Soyez bref, clair, direct, allez à l'essentiel en utilisant comme toujours des phrases courtes, un style vivant et des titres et sous‑titres évocateurs.
Rien à voir avec un CV d'embauche. Même si l'on peut indiquer succinctement sa formation et/ou son activité professionnelle, le but demeure de mettre avant tout en évidence en quelques lignes sa connaissance des voyages ainsi que ses capacités à se débrouiller, à monter et à mener à bien son projet.
Donc, utile de mentionner ses principaux voyages en précisant si c'est le cas leur aspect particulier (longue durée, contexte originaux, etc), ainsi que bien sûr toutes les expériences ayant un rapport direct avec le projet. Dans le dossier, ce CV peut simplement se présenter sous forme d'un encart. Lorsque le voyage doit se réaliser à plusieurs on peut également rajouter la fonction de chacun au sein du groupe, voire même comment l'équipe s'est constituée.
Buts, déroulement, formalités, matériel:
Ce sont des chapitres qui soit reprennent en détails les points forts ébauchés dans le résumé du projet, soit démontrent la bonne organisation de celui‑ci. L'aspect organisation sera surtout mis en avant pour les demandes de bourses ou si l'on est "voyageur débutant", voire lorsque l'aspect matériel est primordial à la réussite. Par contre pour les voyageurs plus confirmés et la recherche de sponsors ce point peut devenir plus que secondaire.
Si votre idée intéresse, c'est un chapitre qui sera alors regardé en détails.
Il doit comporter sur deux colonnes les dépenses et recettes complètes par postes (chiffrez aussi en %). Le cas échéant, ne pas hésiter à détailler un peu. Et même s'il est de bon ton d'en surévaluer certains, les coûts doivent quand même rester réalistes sous peine d'entraîner un manque de crédibilité de l'ensemble.
En gros, on retrouve dans les dépenses les postes transports, hébergements, restauration, équipements, logistique (communication), divers (assurances, visas, etc). En recettes: apport personnel, bourses, dotations, sponsors et autres. Il peut s'agir d'argent mais aussi d'apports en nature ou de facilités diverses. Au niveau recettes indiquez bien sûr par quels moyens vous pensez obtenir les sommes manquantes afin d'équilibrer le budget.
Promotion et communication:
Ce sont des éléments essentiels d'un dossier, surtout si l'on recherche des sponsors privés. En effet, c'est dans cette partie que l'on retrouvera les lettres de soutien, les promesses de reportages ou d'édition, votre revue de presse et de manière générale tout document permettant de situer l'intérêt que votre idée a pu susciter auprès des uns et les autres. Autant de preuves de dynamisme. Très souvent c'est d'ailleurs l'aspect média et ses retombées qui accrochera le plus vos futurs financeurs.
A un dossier qui doit être envoyé par courrier, il est nécessaire d'adjoindre une lettre de présentation qui vous resituera si vous avez déjà rencontré votre correspondant ou si vous bénéficiez de recommandation, ou encore vous permettra d'introduire votre projet et l'intérêt qu'il peut présenter pour de futurs partenaires. Bien sûr, évitez les lettres types et ayez au moins quelques connaissances de l'activité et/ou des gens que vous comptez solliciter.
Enfin, n'oubliez pas qu'un dossier, comme d'ailleurs un projet, évolue avec le temps. Faites le lire à de nombreuses personnes, écoutez (et acceptez) leurs critiques et n'hésitez pas à le modifier au fil du temps.
Dans certains cas il arrive que le donateur impose son propre dossier standard avec des chapitres ou questions prédéfinis auxquels doit répondre le candidat.
Là aussi soignez votre travail (et votre écriture), répondez à tout ce qui est demandé et, même si cela n'est pas signifié, joignez en annexe votre propre dossier (ou au moins un résumé). Cela sera toujours un plus qui permettra au jury de se faire une idée plus précise du projet si nécessaire. Par contre, sauf s'il s'agit de dotations photos ou vidéo, évitez les documents sur cd‑rom et autres clés USB.
En parallèle au dossier papier, prévoyez également un espace dédié à votre projet sur votre site perso. Au delà de toucher un public plus large (et d'accroître les possibilités de démarchage), cela confirmera que vous savez utiliser l'outil informatique.
Bien entendu donnez à votre projet une place à part et évitez qu'il se retrouve mélangé avec d'autres choses plus "personnelles" présentes sur votre blog. Si possible faites en sorte que l'adresse de la page ne soit pas trop compliquée et créez pour l'occasion une adresse mail spécifique (voire même un compte Facebook, Twitter...). Et surtout n'oubliez pas de communiquer le tout à vos interlocuteurs, y compris par mention dans les documents papier.
Quant à la forme, faite simple, aéré et concis avec des pages plutôt sobres en évitant dans tous les cas les animations inutiles ou toute chose qui pourrait retarder ou compliquer l'affichage des pages.
